Data wdrożenia:

lipiec 2017

Aplikacja EXCEL

Miejsce:

Sklep spożywczy


Pierwszym poważnym wyzwaniem było rozwiązanie problemu mozolnego wykonywania zamówień w firmach zewnętrznych w jednym ze sklepów spożywczych.

W czym był problem?

Będąc zatrudnionym w sklepie dostrzegłem, że sposób wykonywania zamówień jest daleki od ideału. Przede wszystkim zbieranie informacji było "pierwotne" - kartka, długopis i spisywanie towaru który miał być zamówiony. Później przepisanie tego do komputera i wysłanie e-maila do dostawcy.
Pozostawię to bez dalszego komentarza.

Rozwiązanie.

Jako że nie było zbyt dużych finansów, postanowiłem wykorzystać do tego celu pakiet biurowy Office i arkusz kalkulacyjny Excel oraz możliwość tworzenia makr.
Wykorzystany został podstawowy system którym zarządzany był sklep. Fakt, że pozwalał na eksport danych do plików Excel ułatwiał przenoszenie danych z kolektora. Dodatkowo, podłączenie zewnętrznego czytnika kodów kreskowych pozwalało na wykonywanie zamówień w przypadku, gdy system sklepu był niedostępny.

I tak powstał System Zamówień Zewnętrznych (SZZ)

Panel startowy aplikacji
Ekran startowy aplikacji
Panel ustawień
Panel ustawień
Panel składania zamówień
Panel zamówień
Ręczne wprowadzanie pozycji zamówienia
Ręczne wprowadzanie pozycji zamówienia
Panel kontrahentów (dostawców)
Panel Kontrahentów
Panel asortymentu
Panel asortymentu
Przykład zamówienia
Przykład zamówienia
Okno realizacji zamówienia
Wysyłka zamówienia
Panel zestawień zamówień i faktur
Zestawienie zamówień i faktur
Panel fakturowania zamówienia
Fakturowanie zamówienia

Po uruchomieniu aplikacji, informowała nas o zamówieniach które mają przyjechać oraz przyszłych zleceniach. Z tego panelu można zdefiniować parametry aplikacji lub złożyć nowe zamówienie.

Panel ustawień pozwalał skonfigurować połączenie z pocztą e-mail, informacje nt. naszej firmy oraz inne informacje, które wykorzystywane są w aplikacji.

Przy składaniu zamówień, system automatycznie nadawał wewnętrzny numer zamówienia przypadający na dany miesiąc. Wybór dostawcy to dwa kliknięcia. Określenie daty zamówienia i dostawy dokonywało się z okna kalendarza. Wybierając datę zamówienia, system określał automatycznie najbliższy możliwy dzień dostawy, pomijając np. niedziele (inne święta nie były brane pod uwagę)

Poszczególne pozycje zamówienia można było wczytać z pliku, który generował kolektor lub wprowadzić ręcznie, podając kody artykułu (np. skanując go czytnikiem), wpisując fragment jego nazwy - system przedstawiał dostępny asortyment.

W czasie edycji szacowana była wartość zamówienia, dając ogląd na jego koszty - wgląd w procentowy udział poszczególnych pozycji zamówienia był przydatny do minimalizowania kosztów przy ograniczonych środkach finansowych.

Proces realizacji zamówienia, pozwalał ostatecznie stwierdzić, czy składane zamówienie jest poprawne oraz dodać uwagi specyficzne dla zamówienia. Wystarczył jeden "klik" by wysłać eleganckiego maila z danymi wymaganymi do jego realizacji przez dostawcę. E-mail był wysyłany w dwóch wersjach: Tekstowej i HTML. 

System oferował też możliwość fakturowania dostaw, co pozwalało na szacowanie kosztów przyszłych zamówień.
Wprowadzanie informacji dotyczących faktury również było ułatwione przez możliwość skorzystania ze skanera (kolektora). Ponieważ w sklepowym systemie trzeba było odnotować dokonanie zakupu towarów z firmy zewnętrznej, można było wykorzystać to do wprowadzenia danych faktury do SZZ korzystając z tego samego pliku.

Oprócz gromadzenia danych cenowych dt. artykułów, system oferował takie informacje jak: wskaźnik realizacji zamówień przez danego dostawcę, Jednocześnie po zafakturowaniu dostawy w SZZ pokazywał zbiorcze koszta oraz różnicę w szacunkach.

Wady i Zalety

Wykorzystanie sklepowego systemu miało swoje wady, choćby uciążliwość podwójnego logowania, wczytania danych na jednym komputerze, a później importu na drugim, ale dawało też jedną, bardzo ważną funkcjonalność. Chodzi o bazę danych towarów. Pozwalało to na korzystanie z zasobów kodów EAN i ich nazw asortymentowych bez potrzeby budowania na nowo własnej bazy.

System SZZ wymagał osobnego komputera, gdyż te sklepowe były zablokowane do instalacji oprogramowania, jednak w tym przypadku problem ten był rozwiązany faktem posiadania komputera, który mógł być wykorzystany w sklepie.

Przenoszenie danych z kolektora do SZZ było nieco uciążliwe, gdyż zebrane informacje trzeba było "wgrać" do sklepowego komputera i systemu, po czym przenieść się do stanowiska z SZZ zalogować się do systemu sklepowego (na szczęście było to możliwe) i stamtąd wyeksportować plik.

Patrząc na całokształt i tak ułatwiało to pracę. Niwelowało ludzki błąd do minimum, informacje o zamówieniach mogły być zbierane a ich późniejsza analiza mogła przebiegać już w dowolny sposób.